Spółka z o.o.- podstawy- czym jest i jak ją założyć
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to najpopularniejsza forma prowadzenia biznesu w Polsce- i nie bez powodu.
Łączy- jak sama nazwa wskazuje- ograniczoną odpowiedzialność wspólników za długi spółki z relatywnie niewielkimi wymogami kapitałowymi.
Czym jest spółka z o.o. i kiedy właściwie powstaje?
Spółka z o.o. jest spółką kapitałową uregulowaną w Kodeksie spółek handlowych. Jej charakterystyczną cechą jest to, że wspólnicy odpowiadają za zobowiązania spółki tylko do wysokości wniesionych wkładów – ich majątek prywatny jest, co do zasady, oddzielony od majątku spółki.
To „co do zasady" nie jest przypadkowe. Jeśli egzekucja z majątku spółki okaże się bezskuteczna, subsydiarną odpowiedzialność za jej zobowiązania ponoszą solidarnie członkowie zarządu. To jedna z tych kwestii, o których wielu przedsiębiorców nie wie, a dowiaduje się dopiero wtedy, gdy problem już się pojawia – a warto o niej wiedzieć już na etapie decydowania, kto zasiądzie w zarządzie.
Pełną osobowość prawną spółka uzyskuje dopiero z chwilą wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego. Nie oznacza to jednak, że przed rejestracją nic się nie dzieje. Już w momencie podpisania umowy spółki powstaje tzw. spółka z o.o. w organizacji – podmiot, który może samodzielnie zaciągać zobowiązania i nabywać prawa, choć jego byt prawny jest tymczasowy. Spółkę w organizacji trzeba zgłosić do rejestru w ciągu sześciu miesięcy od zawarcia umowy.
Ile trzeba mieć kapitału, żeby założyć spółkę?
Minimalny kapitał zakładowy sp. z o.o. wynosi 5000 zł. Wkłady na jego pokrycie muszą zostać wniesione przez wszystkich wspólników w całości jeszcze przed zgłoszeniem spółki do sądu rejestrowego – dowód ich wniesienia jest obowiązkowym załącznikiem do wniosku o wpis do KRS.
Kto zarządza spółką – obowiązkowe i fakultatywne organy
W każdej spółce z o.o. muszą działać dwa organy:
zarząd – prowadzi bieżące sprawy spółki i ją reprezentuje. Działa tu tzw. domniemanie kompetencji: zarząd zajmuje się wszystkim, co nie zostało wyraźnie zastrzeżone dla zgromadzenia wspólników albo rady nadzorczej,
zgromadzenie wspólników – podejmuje uchwały w najważniejszych sprawach spółki, np. w kwestii zmiany umowy spółki czy zatwierdzenia sprawozdania finansowego.
Rada nadzorcza (lub komisja rewizyjna) jest co do zasady fakultatywna – w typowej małej lub średniej spółce z o.o. wystarczą zarząd i zgromadzenie wspólników. Obowiązek jej powołania pojawia się dopiero w większych podmiotach, spełniających określone w ustawie kryteria (np. gdy kapitał zakładowy przekracza 500 000 zł, a wspólników jest więcej niż 25)
Co musi zawierać umowa spółki?
Niezależnie od trybu zawarcia, umowa spółki z o.o. musi określać:
firmę i siedzibę spółki (nazwa musi zawierać oznaczenie „spółka z ograniczoną odpowiedzialnością", siedzibą jest konkretna miejscowość),
przedmiot działalności- wskazany kodami PKD, obejmujący zarówno działalność główną, jak i poboczną,
wysokość kapitału zakładowego,
informację, czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział
liczbę i wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników,
czas trwania spółki – tylko jeśli spółka zostaje zawiązana na czas oznaczony (w większości przypadków zakłada się ją na czas nieoznaczony).
Dwie ścieżki założenia spółki – i dlaczego wybór nie jest wcale oczywisty
Umowę spółki z o.o. można zawrzeć na dwa sposoby, a wybór między nimi ma dłuższe konsekwencje, niż mogłoby się wydawać na starcie.
System S24 – czyli przez internet
System S24 (dostępny w ramach Portalu Rejestrów Sądowych) pozwala założyć spółkę w pełni elektronicznie, na podstawie gotowego wzorca umowy. Proces wygląda w skrócie tak:
założenie konta w systemie i podpisanie się profilem zaufanym, podpisem kwalifikowanym albo podpisem osobistym,
wypełnienie formularza umowy spółki dostępnego w systemie,
wniesienie wkładów - w tym trybie wyłącznie pieniężnych,
wygenerowanie przez system dokumentów rejestracyjnych (lista wspólników, uchwała o powołaniu zarządu, oświadczenie o wniesieniu wkładów),
opłacenie i elektroniczne złożenie wniosku – podpisanego przez cały zarząd albo pełnomocnika.
Rejestracji można dokonać za pomocą pełnomocnika- skontaktuj się z nami by uzyskać wycenę.
Jednak największe ograniczenie S24 to zakaz wnoszenia aportów – na start można wnieść wyłącznie wkłady pieniężne. Jest jeszcze jedna konsekwencja, o której warto pomyśleć zawczasu: jeśli w przyszłości spółka będzie chciała wprowadzić do umowy zmianę wykraczającą poza wzorzec (np. podwyższenie kapitału z wniesieniem aportu), będzie to wymagało aktu notarialnego – a od tego momentu spółka traci status podmiotu S24 i wszystkie kolejne zmiany umowy trzeba już będzie przeprowadzać u notariusza. Innymi słowy: S24 jest tańsze na start, ale mniej elastyczne na przyszłość.
Akt notarialny
Zawarcie umowy spółki w formie aktu notarialnego daje pełną (ograniczoną tylko zapisami kodeksu cywilnego) swobodę w kształtowaniu jej wewnętrznej struktury – można wprowadzić niestandardowe zasady zbywania udziałów, uprzywilejowania czy inne rozwiązania korporacyjne, których nie przewiduje wzorzec S24. To rozwiązanie sprawdza się zwłaszcza tam, gdzie spółkę zakłada kilku wspólników albo planowane jest wejście inwestora.
Koszty w tym trybie obejmują taksę notarialną (zależną od wysokości kapitału zakładowego, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości), opłatę sądową za wpis do KRS w wysokości 500 zł oraz 100 zł za ogłoszenie w MSiG.
Kapitał zakładowy można pokryć nie tylko gotówką, ale też aportem – wkładem niepieniężnym w postaci rzeczy lub praw majątkowych, o ile są one zbywalne (np. nieruchomości, maszyny, prawa autorskie, patenty, wierzytelności, know-how, udziały w innych spółkach).
Przedmiotem aportu nie może być prawo niezbywalne (np. służebność osobista) ani samo świadczenie pracy lub usług. Jeśli wkładem ma być aport, umowa spółki musi dokładnie określać jego przedmiot, wspólnika, który go wnosi, oraz liczbę i wartość nominalną obejmowanych w zamian udziałów.
Jakie dokumenty trzeba dołączyć do wniosku o wpis do KRS?
Niezależnie od wybranego trybu, do zgłoszenia spółki potrzebne będą:
umowa spółki (w przypadku aktu notarialnego wystarczy numer aktu z repozytorium CREWAN, bez dołączania papierowego oryginału),
oświadczenie zarządu o wniesieniu wkładów w całości, podpisane przez wszystkich członków zarządu,
dowód powołania organów spółki (jeśli nie wynika wprost z umowy) wraz z oświadczeniami o zgodzie na pełnienie funkcji,
lista wspólników z danymi o liczbie, wartości nominalnej i łącznej wartości objętych udziałów,
oświadczenia członków zarządu o adresie do doręczeń,
w przypadku spółki jednoosobowej – dodatkowa wzmianka o tym, że wspólnik jest jedynym wspólnikiem spółki.
Cały wniosek podpisuje elektronicznie zarząd (wszyscy członkowie) albo ustanowiony przez niego pełnomocnik procesowy – adwokat lub radca prawny.
Rejestracja w KRS to nie koniec formalności
Wpis do KRS oznacza również automatyczne nadanie NIP oraz REGON, ale i tak to dopiero początek. Zaraz po rejestracji trzeba jeszcze zająć się kilkoma dodatkowymi zgłoszeniami:
NIP-8 – zgłoszenie do urzędu skarbowego danych uzupełniających, takich jak numery rachunków bankowych spółki, miejsca prowadzenia działalności czy informacje dla ZUS,
PCC-3 – rozliczenie podatku od czynności cywilnoprawnych w wysokości 0,5% od wartości kapitału zakładowego (pomniejszonego o koszty wpisu do KRS i ogłoszenia w MSiG),
CRBR – zgłoszenie beneficjentów rzeczywistych, czyli osób fizycznych faktycznie kontrolujących spółkę,
VAT-R – rejestracja jako podatnik VAT, jeśli działalność nie korzysta ze zwolnienia albo spółka chce odliczać VAT.
Pominięcie któregoś z tych kroków samo w sobie nie unieważnia rejestracji spółki, ale może skutkować sankcjami albo problemami przy pierwszych rozliczeniach podatkowych – warto więc traktować je jako integralną część procesu założycielskiego, a nie formalność „na później".
Podsumowanie
Założenie spółki z o.o. można dziś przeprowadzić w pełni elektronicznie, ale to, który tryb wybrać – S24 czy akt notarialny – powinno wynikać z realnych planów wobec spółki, a nie wyłącznie z chęci zaoszczędzenia na starcie. Dobrze skonstruowana umowa spółki, świadomy wybór formy wkładów i dopilnowanie wszystkich zgłoszeń po rejestracji to elementy, które decydują o tym, czy spółka od pierwszego dnia działa bezpiecznie, czy naraża wspólników i zarząd na niepotrzebne ryzyko.
Jeśli planujesz założenie spółki z o.o. i zastanawiasz się, który tryb rejestracji będzie dla Ciebie odpowiedni, albo potrzebujesz pomocy przy rejestracji, konstruowaniu umowy spółki, umowy wspólników czy przekształceniu jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę – skontaktuj się z nami. Przeanalizujemy Twoją sytuację i pomożemy przejść przez cały proces rejestracji sprawnie i bez zbędnego ryzyka.
Komentarze